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Conservazione delle fatture elettroniche dei clienti: chi la fa, per quanto e cosa resta allo studio?
Aggiornato il · Redazione StudioFatture
Chi emette e chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla a norma (art. 39 DPR 633/1972): non basta salvarla su un PC, serve un processo conforme al CAD, offerto da conservatori privati o gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate tramite il portale Fatture e Corrispettivi. Lo studio può gestirla con delega, ma l'obbligo resta del cliente. I PDF e gli elenchi prodotti con StudioFatture sono copie di lavoro, non sostituiscono la conservazione.
| Attività | Responsabile | Strumento |
|---|---|---|
| Conservazione a norma degli XML | Cliente (obbligo di legge), anche tramite delega | Servizio gratuito AdE o conservatore privato |
| Attivazione del servizio AdE | Cliente o intermediario delegato al servizio "fatturazione elettronica e conservazione" | Portale Fatture e Corrispettivi |
| Copie di lavoro (PDF, CSV) | Studio | StudioFatture, gestionale |
| Archivio dello studio | Studio | Cartelle per cliente e anno |
Per quanto tempo
Le scritture contabili e le fatture vanno conservate per dieci anni dall'ultima registrazione secondo l'art. 2220 del codice civile; ai fini fiscali possono valere termini più lunghi quando gli accertamenti non sono definiti. L'art. 39 del DPR 633/1972 richiama questi obblighi per le fatture.
Le scadenze per completare il processo di conservazione sono fissate dalle regole tecniche: verifica con il tuo conservatore o nel manuale del servizio AdE.
Il servizio gratuito dell'Agenzia
- Si attiva dal portale con l'accordo di servizio e il manuale di conservazione.
- Può recuperare le fatture già transitate dallo SdI da una data non anteriore al 1° gennaio del secondo anno precedente l'adesione.
- Riguarda le fatture elettroniche transitate dallo SdI, non altri documenti dello studio.
Risposte rapide
- come funziona la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche?
- È un processo a norma (CAD) che garantisce integrità e reperibilità degli XML nel tempo; si attiva con il servizio gratuito AdE o con un conservatore privato.
- per quanto tempo si devono tenere le fatture elettroniche?
- In generale dieci anni (art. 2220 c.c.), richiamati dall'art. 39 DPR 633/1972; i termini fiscali possono allungarsi in caso di accertamenti non definiti.
- il condominio riceve fatture elettroniche, chi deve conservarle e in che formato?
- Il destinatario conserva gli XML a norma; il PDF è solo una copia leggibile.
- come archiviare le fatture elettroniche ricevute in pdf?
- Come copia di lavoro sì, con StudioFatture; la conservazione a norma riguarda gli XML.
Cosa fare adesso
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Fonti
- Agenzia delle Entrate – Come si conservano le fatture elettroniche
- Agenzia delle Entrate – Servizio gratuito di conservazione elettronica
- DPR 633/1972, art. 39 – Conservazione delle fatture (Normattiva)
- Codice civile, art. 2220 – Conservazione delle scritture (Normattiva)
Verificato il 12/11/2026. Le regole fiscali possono cambiare: in caso di dubbio fa fede la fonte ufficiale.